> > > Печати с юридической точки зрения

Печати с юридической точки зрения

В настоящее время печать является одним из средств индивидуализации юридического лица. Тем не менее, гражданское законодательство уделяет мало внимания этому вопросу. Общая практика (зафиксированная в Гражданском кодексе) требует, чтобы все лица, желающие изготовить печать, имели необходимый пакет документов: такие требования содержатся в законодательстве по всем организационно-правовым формам юридических лиц.

Какая информация должна указываться при изготовлении печати?

Статьей 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью" и в статью 2 Федерального закона «Об акционерных обществах», предусмотрено изготовление круглой печати, которая должна включать название компании на русском языке, ОГРН организации и указание на место регистрации (город регистрации).
Как правило, на печати юридического лица, в дополнение к полному фирменному наименованию и городу регистрации, может быть добавлен ИНН (не является обязательным требованием) . Тем не менее, печать может содержать и иные сведения о юридическом лице, например: КПП, иностранное наименование (например, на английском языке), логотип компании.

Документ регламентирующий изготовление печатей!


На сегодняшний день изготовление печатей не регламентировано какими-либо техническими требованиями. Единственным исключением будут печати с изображением Государственного герба РФ (которых сегодня, не более 11% от общего объема), производство данного вида печатей регламентировано ГОСТ Р 51511-2001 ("Печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические характеристики ").

Какие организации могут проверить печать на соответствие стандартам ГОСТ?

Только Госстандарт Российской Федерации устанавливает порядок осуществления государственного надзора за соблюдением обязательных требований и соответствия государственным стандартам, а также организовать различные меры для контроля и надзора за указанными требованиями. Таким образом, ни Министерство финансов, ни банки (например, при открытии расчетного счета) не в праве проверить изготовленную печать на соответствие требованиям ГОСТ.

А если для организации нужно изготовить нестандартную печать?

При изготовлении печати нестандартных размеров у юр. лица могут появиться сложности при осуществлении деятельности (например хозяйственной). На сегодняшний день печать представляет собой окружности с тексто-информационным наполнением и имеет диаметром от 38 до 42 мм. При несоблюдении данного стандарта (в случае превышения диаметра печати 45мм), вероятнее всего возникнет сложность при открытие расчетного счета в банке, так как оттиск печати будет выходить за границы рамки «Образец оттиска печати». Карточка об открытие р/с оформляется на бланке формы № 0401026 по ОКУД и в соответствии с п. 7.4 Инструкции Центрального Банка РФ от 14 сентября 2006 года № 28-И «Об открытии/закрытии банковских счетов, счетов по вкладам и депозитам» оттиск печати должен быть в границах рамки «Образец оттиска печати». Соответственно у организации имеющей печать нестандартных размеров не сможет открыть расчетный счет в банке.

Относительно регистрации печатей в ГУП «Московский реестр», то данная процедура сейчас стала необязательной, так как было принято Постановление Правительства г. Москвы от 8 февраля 2005 года № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты». Но многие организации по прежнему делают это по собственному желанию (добровольно). Ведь наличие регистрационного номера (указанного в микротексте "белый на синем" на внешней окружности печати) является дополнительным фактором, указывающим на добросовестный и серьезный подход организации к ведению бизнеса, что так же может сказаться на отношении клиентов и партнеров к данной организации.

Есть ли документы, которые регулируют уничтожение (ликвидацию) печатей?

Вопросы ликвидации потерянных или украденных печатей не регламентированы. Если печать утеряна, нет необходимости осуществлять уведомления, но, зарегистрировав новую печать в реестре печатей, в случае её несанкционированного использования, сделку заверенную утерянной печатью можно признать недействительной.

Основная печать организации должна храниться в сейфе. Желательно принять меры по обеспечению сохранности основной печати, исключать возможность ее кражи или несанкционированного использования третьими лицами.

Всегда ли при подготовке документов организации необходимо заверять их печатью?

Документооборот организации можно разделить на две категории:

  • деловые (делопроизводственные) документы (внутренние приказы, договора и приложения к ним, доверенности и т.д.)
  • документы бухгалтерской и налоговой отчетности. (счета, накладные, акты, декларации и т.д.)

Для каждой категории существуют свои правила пользования печатями.

Делопроизводственные документы.

Дословное изучение Трудового кодекса позволяет сделать вывод о том, что проставление оттиска печати требуется лишь в ТК (трудовой книжке) - запись на титульном листе, запись об увольнении. Для других документов (приказы, распоряжения) нет такого требования.

Относительно доверенностей и договоров, согласно статьи 185 ГК РФ, доверенности от юридического лица должны заверяться основной печатью организации. А относительно гражданско-правовых договоров такое требование отсутствует (статья 160 ГК РФ - заверение печатью не является требованием, обязательным для письменной формы сделки).

Говоря о первичных и документах налоговой отчетности, заверение их печатью необязательно, если иное не предусмотрено в НК РФ, Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и утвержденных унифицированных формах. В частности, в товарной накладной по форме № ТОРГ-12 предусматривается место оттиска печати грузополучателя, и в случае отсутствия последней документ считается недействительным.

Касательно документов, форма которых не предусматривается среди унифицированных форм, правила их создания (оформления) указываются в п. 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 13 Положения по ведению бух. учета и отчетности. Наличие печати в этих документах обязательным не является.

В наше время все чаще в деловом обороте используется электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая является подтверждением подлинности подписи и печати организации. ЭЦП можно заверять не только договоры, но и документы, наличие печати на которых требуется согласно законодательству.

О подделке печатей и способах защиты от неё.

Многолетний опыт нашей компании по изготовлению печатей показывает, что ни одна фирма не защищена от несанкционированного использования её печати. Основная проблема заключается в технологичности современной оргтехники, с помощью которой подделка печатей без защиты не составляет труда для "мастера". Сами предприниматели относятся пренебрежительно к хранению и пользованию печатями. Напрасно!

Анализ судебной практики указывает на то, что при силовых захватах бизнеса (рейдерских захватах) в исковых заявлениях, помимо требования о признании права на долю или на акции, есть требование о передачи учредительных документов и печати компании. Когда у "рейдеров" есть доступ к учредительным и печати, становится элементарно захватить активы организации.

Есть более банальный и общераспространенный вариант: просто изготовить необходимую документацию с поддельными печатями и подписями. Причем такая схема осуществима не только с учредительными документами, а еще с платежными поручениями в банк, доверенностями на перевод денежных средств или на получение ценного имущества.

Для изготовления поддельной печати без защиты достаточно ее оттиска (на счете, на договоре), далее сканируется оттиск с документа в высоком качестве разрешения, ретушируется в графическом редакторе и изготавливается очень точный "дубликат".

Какие методы защиты существуют?

  • Желательно проставлять оттиск печати не на всех документах организации, а там, где это необходимо согласно законодательству (на ТК работников, в доверенностях, договорах и приложениях к ним). Для остальных документов рекомендуется пользоваться не основной печатью, а "Для договоров №__", "Для пропусков №__", "Для документов №__" и т.д.
  • Ограничить возможный доступ сотрудников организации к основной печати, назначить ответственного сотрудника за хранение печатей и завести журнал учета по печатям организации.
  • По возможности желательно производить замену печати не менее одного раза в год, не забывая составлять акт об уничтожении старой печати. (Данная процедура так же дополнительно обезопасит печать от подделки, так как длительное использование одной и той же печати значительно облегчит работу злоумышленника).
  • Никогда и ни при каких обстоятельствах не оставлять оттиск вашей печати на чистых листах.
  • Многолетний опыт показывает, что использование различных степеней и элементов защиты на печати значительно снижает риск её подделки, а в случае использования защиты Moiright лишает злоумышленников такой возможности в принципе.